Förvisso, men problemet är inte att vi möts på det ena eller andra sättet (läs i konferensrummet alternativt via telefon, videoskärmar eller datorer) i stället för att transportera oss själva, utan hur mycket vi möts. Eller kanske snarare: hur mycket vi möts utan att reflektera över vad det egentligen kostar.
– Det är konstigt att ingen reagerat på vad mötena de facto kostar, så slimmat som allt är i dag. Tid är pengar och är det något som ledningen brukar förstå är det när man talar pengar – och visar hur man kan sänka kostnader, säger Barbro Köhler, travel managementkonsult i egna bolaget Barkol Consulting.
För att tydliggöra
Tyder siffrorna på att vi kört i mötesdiket?
– Ja, på ett sätt. Det är korrekt att prioritera möten framför resor. Men nu är det dags att ifrågasätta den höga möteskvoten. Jag tror att väldigt många träffas slentrianmässigt. På vilken arbetsplats har man INTE det obligatoriska måndagsmötet? frågar Barbro Köhler retoriskt och fortsätter:
– Att resa mindre av omtanke om medarbetarna och miljön är gott och väl, men ibland går miljöhänsynen till överdrift. Även andra aspekter, som pris, säkerhet och komfort, måste tas med när man väger fysiska resor mot virtuella möten. Allt för många möten är ju inte heller bra för den enskilde medarbetaren, de blir bara en onödig kostnad.
Maria Waerland,
Hur ska en travel manager börja om man vill minska antalet möten?
– Gör en beräkning på den totala möteskostnaden och se till att ta med de osynliga kostnaderna, alltså arbetstiden. Då har du en siffra att förhålla dig till. Skriv sedan en mötespolicy (om ni inte redan har en) som inleds med frågan om mötet verkligen är nödvändigt. Initiativtagaren till mötet ska också fundera över hur många och vilka som behöver delta. Högsta ledningen måste stå bakom mötespolicyn – och själva följa den – annars får den ingen verkan, säger Barbro Köhler.
Ska de kallade deltagarna ha rätt att vägra vara med?
– Ja, det tycker jag, men de måste så klart ha goda skäl och kunna motivera varför.
Hur ska policyn efterlevas, morot eller piska?
– Jag förespråkar alltid uppmuntran, det sporrar bättre. Varför inte ha en morot i stil med att den avdelning som minskar sina mötestimmar med XX antal (vilket är lika med XX kronor) får någon form av bonus, kanske pengar, kanske något annat trevligt?
Nordenansvarig meetings och travel manager på Postnord, koncernbolaget för Svenska Posten, har reagerat på det ständiga mötandet.– Ledningen är väldigt medveten om hur mycket hotellen och resorna kostar. Men det är aldrig någon som ifrågasätter vad alla möten kostar, förmodligen för att det är lättare att räkna på de synliga kostnaderna som konkreta resor än på de osynliga som arbetstid. Alla våra möteslokaler är jämt bokade, så jag tror att det finns en enorm besparingspotential här. Jag känner mig jättesugen på att ta tag i det.
Än har hon inte hunnit ägna sin uppmärksamhet åt mötesbiten – men hon har en plan.
– Först måste jag komma till ledningen med en potentiell kostnadsbesparing och förslag till åtgärder som de sedan måste fatta beslut om och ställa sig bakom. Klara och tydliga direktiv från högsta ort är viktigt. De anställda lyssnar inte på en TM som de gör på en chef, förklarar hon och fortsätter:
– Det är alltid svårt att förändra beteenden, men inte omöjligt. Jag tror att det bara är en tidsfråga innan vi tvingas minska vår höga möteskvot, säger Maria Waerland.
Lotten Fowler, general manager på SBTA (Sveriges Affärsreseförening), resonerar på ett liknande sätt:
– Visst finns här mycket pengar att spara och en travel manager kan vara den person som ska belysa och lyfta frågan till ledningsnivå. Men det är en ganska komplicerad fråga.
För att få en tydligare bild har Lotten Fowler frågat travel managers om deras syn på det myckna mötandet.
– Många är medvetna om problemet men vet inte riktigt hur det ska angripas. Hur definierar man ett möte? Hur räknar man sedan fram en tillförlitlig och aktuell siffra på den totala möteskostnaden? Det går inte att bara schablonmässigt använda sig av en siffra som exempelvis 20 procent. Och hur får man sedan berörda personer att förändra sitt beteende?
En del av de travel managers Lotten talat med har berättat om hur nya mötesrutiner kan såra folk.
– Det är ju till exempel inte nödvändigt att alla i en projektgrupp samlas varje gång, med följden att de som inte kallades kände sig utanför fastän de faktiskt inte alls behövde vara med, säger Fowler.
Visst låter det bekant? Minns hur det var när några tappra eldsjälar målmedvetet började arbeta med travel management. Då var det många, inklusive ledningen, som högljutt protesterade mot att de inte längre fick resa som de ville. I dag är det få som ifrågasätter arbetet med att hålla reskostnaderna nere. Och eftersom det inte finns så mycket mer att skära i när det gäller dem, borde incitamentet att sänka möteskostnaderna vara avsevärt.
Hur mycket det interna mötandet egentligen kostar har hon räknat på den totala kostnaden, det vill säga med arbetstiden inkluderad, i olika specifika scenarier. I ett tjänsteföretag med cirka 200 anställda är det inte orimligt att prislappen för de interna mötena ligger på svindlande 42, 2 miljoner kronor på årsbasis (se exemplet härintill). Av den summan utgör kostnaden för arbetstiden 38,4 miljoner medan de direkta resekostnaderna (som flygresor och hotell) inte står för mer än 3,8 miljoner, alltså bara 9 procent! Den som enbart fokuserar på de redan hårt bantade resekostnaderna, utan att samtidigt ägna möteskostnaderna i form av arbetstid en tanke, silar mygg och sväljer kameler.
