I sämre tider är trenden tydlig: Interkontinentala konferenser flyttas till Europa. Konferenser i Europa hålls i stället i Sverige. När företagen har det tufft och varslar kan inte ledningen åka på en fyradagarskonferens utomlands.
– Det skulle ge fel signaler. Dessutom gör miljöfrågorna och att kronan just nu är en bananvaluta att fler väljer Sverige, säger Johan Fägerblad.
Samtidigt finns en trend i sämre tider att de som tidigare har konfererat i Sverige ställer in arrangemang eller väljer att konferera hemma på kontoret. Utmaningen för arrangörerna blir att övertyga dessa att det är bättre med ett litet möte än inget möte alls.
– En inställd middag tuggas längre än en enkel middag, konstaterar Benny Karlsson, vd för Hansen Conference & Event.
Trots ökat fokus på Sverige spiller de tuffa tiderna inom svenskt näringsliv över på såväl konferensanläggningar, konferensarrangörer som resebyråernas grupp- och konferensavdelningar. Konferensanläggningarna har enligt inkvarteringsstatistiken/SCB tappat 6 procent i volym jämfört med samma tid i fjol.
– Det är dock en underskattning av nedgången eftersom mars var en bra månad på grund av att påsken i år låg i april mot i mars i fjol, säger Björn Arnek, branschekonom på SHR.
Svenska Möten, som representerar cirka 25 procent av den totala svenska mötesindustrin och omsätter drygt 2 miljarder, tuffade dock på i snabbare takt de första fyra månaderna i år än samma period 2008. Men april var tuffare och Johan Fägerblad slår fast att organisationen kommer att tappa lite i maj jämfört med i fjol.
– Många anläggningar är jättenervösa inför de stora konferensmånaderna september och oktober. Blir dessa dåliga kan det bli tufft för många, säger Johan Fägerblad och konstaterar att den allt kortare framförhållningen gör det svårare än någonsin att bedöma situationen.
– Det skulle ge fel signaler. Dessutom gör miljöfrågorna och att kronan just nu är en bananvaluta att fler väljer Sverige, säger Johan Fägerblad.
Samtidigt finns en trend i sämre tider att de som tidigare har konfererat i Sverige ställer in arrangemang eller väljer att konferera hemma på kontoret. Utmaningen för arrangörerna blir att övertyga dessa att det är bättre med ett litet möte än inget möte alls.
– En inställd middag tuggas längre än en enkel middag, konstaterar Benny Karlsson, vd för Hansen Conference & Event.
Trots ökat fokus på Sverige spiller de tuffa tiderna inom svenskt näringsliv över på såväl konferensanläggningar, konferensarrangörer som resebyråernas grupp- och konferensavdelningar. Konferensanläggningarna har enligt inkvarteringsstatistiken/SCB tappat 6 procent i volym jämfört med samma tid i fjol.
– Det är dock en underskattning av nedgången eftersom mars var en bra månad på grund av att påsken i år låg i april mot i mars i fjol, säger Björn Arnek, branschekonom på SHR.
Svenska Möten, som representerar cirka 25 procent av den totala svenska mötesindustrin och omsätter drygt 2 miljarder, tuffade dock på i snabbare takt de första fyra månaderna i år än samma period 2008. Men april var tuffare och Johan Fägerblad slår fast att organisationen kommer att tappa lite i maj jämfört med i fjol.
– Många anläggningar är jättenervösa inför de stora konferensmånaderna september och oktober. Blir dessa dåliga kan det bli tufft för många, säger Johan Fägerblad och konstaterar att den allt kortare framförhållningen gör det svårare än någonsin att bedöma situationen.
Under senare tid har övernattningskonferenserna tappat till förmån för dagkonferenserna. Trenden är också att färre personer deltar i möten och att konferenserna pågår under färre antal dagar än tidigare.
– Möten är det första området där företagen väljer att dra ner. Speciellt när det gäller interna möten finns en hög acceptans för det, medan företagen försöker behålla kundmötena, säger Pernilla Andrén, chef för Carlson Wagonlit Meetings & Events, som räknar med en nedgång på 15–20 procent av omsättningen i år.
Övriga konferensarrangörer ser samma nedgångstrend. Scanworld räknar med att få 20 procent mindre omsättning i år jämfört med i fjol. Hansen Conference & Event räknar med att företaget före årets slut kommer att ha tappat 10–15 procent av omsättningen. Vd Benny Karlsson är dock inte orolig utan menar att företaget är väl förberett för nedgången med tre goda år bakom sig.
– Det finns konkurrenter som i ren desperation tar priser som inte går att tjäna pengar på för att dämpa fallet. Men som konferensarrangör har man redan lövtunna marginaler, så det är ingen väg för oss, säger han.
På CWT har inte konkurrensen från andra arrangörer varit den största utmaningen och det förväntade priskriget har uteblivit. Nedgången har därför inte att göra med ett för högt pris eller tappade uppdrag.
– I stället beror fallet på att kunderna ställer in möten eller arrangerar dem själva i större utsträckning. Kunden är på så sätt en större konkurrent än övriga arrangörer, säger Pernilla Andrén.
– Möten är det första området där företagen väljer att dra ner. Speciellt när det gäller interna möten finns en hög acceptans för det, medan företagen försöker behålla kundmötena, säger Pernilla Andrén, chef för Carlson Wagonlit Meetings & Events, som räknar med en nedgång på 15–20 procent av omsättningen i år.
Övriga konferensarrangörer ser samma nedgångstrend. Scanworld räknar med att få 20 procent mindre omsättning i år jämfört med i fjol. Hansen Conference & Event räknar med att företaget före årets slut kommer att ha tappat 10–15 procent av omsättningen. Vd Benny Karlsson är dock inte orolig utan menar att företaget är väl förberett för nedgången med tre goda år bakom sig.
– Det finns konkurrenter som i ren desperation tar priser som inte går att tjäna pengar på för att dämpa fallet. Men som konferensarrangör har man redan lövtunna marginaler, så det är ingen väg för oss, säger han.
På CWT har inte konkurrensen från andra arrangörer varit den största utmaningen och det förväntade priskriget har uteblivit. Nedgången har därför inte att göra med ett för högt pris eller tappade uppdrag.
– I stället beror fallet på att kunderna ställer in möten eller arrangerar dem själva i större utsträckning. Kunden är på så sätt en större konkurrent än övriga arrangörer, säger Pernilla Andrén.
I tuffa tider överöser konferensanläggningarna arrangörerna med information och förmånliga erbjudanden. Förutom rabatter handlar det om allt från gratis tekniklösningar till konferensrum utan extra kostnad och flexibla avbokningsvillkor hos hotellen.
– Vi har aldrig tidigare fått så mycket erbjudanden från hotell och konferensanläggningar och ofta handlar det om väldigt attraktiva priser. Det är tydligt att detta är en följd av finanskrisen och att anläggningarna nu behöver fylla sina luckor, konstaterar Anne Wikholm, chef för gruppresor på Scanworld.
Johan Fägerblad på Svenska Möten ser ett trendbrott när det gäller anläggningarnas prissättning.
– Kunderna är mer prismedvetna och mer bargain hunters nu än för bara ett halvår sedan då det var svårt att hitta en bra plats för konferens i oktober, då det var stekhett.
För att locka möten till sina anläggningar räcker det inte längre med att satsa på service, som snarare blivit en hygienfaktor än en konkurrensfördel.
– Generellt sett är det fantastisk hög standard på svenska konferensanläggningar, med god mat och bra service. När alla är duktiga blir kriterier som reselogistik viktigast, var det är lättast att träffas, säger Benny Karlsson, vd för Hansen.
Två timmar från Göteborg och Stockholm finns många anläggningar med hög kvalitet.
– När vi väljer ut en anläggning brukar vi fråga så många som möjligt, kanske tre stycken. Sedan blir det prisnivå och andra önskemål som avgör.
Läget inför framtiden är osäkert för såväl konferensanläggningar som arrangörer.
Hälften av Hansens kunder säger att de ska köpa lika mycket eller mer i år, medan hälften säger att de ska minska. Här satsar arrangören på att jaga kunder i branscher som satsar, som till exempel läkemedel.
– Men även de som har problem måste mötas och är fortfarande intresserade av utvecklingsarbete, kundaktiviteter och säljfrämande arbete. Det får vi anpassa oss till.
– Vi har aldrig tidigare fått så mycket erbjudanden från hotell och konferensanläggningar och ofta handlar det om väldigt attraktiva priser. Det är tydligt att detta är en följd av finanskrisen och att anläggningarna nu behöver fylla sina luckor, konstaterar Anne Wikholm, chef för gruppresor på Scanworld.
Johan Fägerblad på Svenska Möten ser ett trendbrott när det gäller anläggningarnas prissättning.
– Kunderna är mer prismedvetna och mer bargain hunters nu än för bara ett halvår sedan då det var svårt att hitta en bra plats för konferens i oktober, då det var stekhett.
För att locka möten till sina anläggningar räcker det inte längre med att satsa på service, som snarare blivit en hygienfaktor än en konkurrensfördel.
– Generellt sett är det fantastisk hög standard på svenska konferensanläggningar, med god mat och bra service. När alla är duktiga blir kriterier som reselogistik viktigast, var det är lättast att träffas, säger Benny Karlsson, vd för Hansen.
Två timmar från Göteborg och Stockholm finns många anläggningar med hög kvalitet.
– När vi väljer ut en anläggning brukar vi fråga så många som möjligt, kanske tre stycken. Sedan blir det prisnivå och andra önskemål som avgör.
Läget inför framtiden är osäkert för såväl konferensanläggningar som arrangörer.
Hälften av Hansens kunder säger att de ska köpa lika mycket eller mer i år, medan hälften säger att de ska minska. Här satsar arrangören på att jaga kunder i branscher som satsar, som till exempel läkemedel.
– Men även de som har problem måste mötas och är fortfarande intresserade av utvecklingsarbete, kundaktiviteter och säljfrämande arbete. Det får vi anpassa oss till.
