Undersökningen baseras på över 250 svar från Meeting Planners och chefer. Undersökningen visar att många företag saknar policy kring mötesbokningar och i de fall där policy finns, efterlevs de inte alltid. Bland annat framkom det i undersökningen att 52 procent av mötesplanerarna inte har en budget när mötesplaneringen börjar. 23 procent av mötesplanerarna undertecknar kontrakten själva men endast 6 procent av dem har mandat att underteckna kontrakt. 68 procent av cheferna uppgav att de har full transparens i alla uppgifter, men 85 procent av mötesplanerarna uppger att man fortfarande enbart använder ett kalkylprogram för sin budget. 64 procent av mötesbokarna har för närvarande inte en metod för att spåra mötesdeltagare om en kris skulle uppstå.

– I en miljö med ökad rättslig kontroll och ökad medvetenhet kring säkerhets-och säkerhetsfrågor, kan självgodhet i planeringsprocessen få allvarliga ekonomiska och juridiska konsekvenser, säger Milton Rivera, vice president på Business Development, American Express Meetings & Events.

– Denna forskning belyser skillnaderna mellan de försiktighetsåtgärder och förfaranden som chefer och mötesplanerare anser bör eller tros vara på plats och den faktiska aktiviteten. Det visar hur viktigt det är för företagens planeringsprocesser skall formaliseras, dokumenteras och kontrolleras som ett sätt att minimera riskerna.