Vad är ett hybridmöte?
Eva Lundström, Marknadschef på Scandic Sverige: Vår definition på ett hybridmöte är ett möte där minst en mötesdeltagare deltar via digitala kanaler. Storleken på möte spelar ingen roll, inte heller teknisk nivå. På Scandic erbjuder vi tre nivåer, från ”small” där man deltar med egen dator och vi tillhandahåller mötesrum och extern skärm, till ”medium” där den tekniska utrustningen också innefattar rörlig, intelligent kamera och en hög ljudkvalitet. ”Large”-nivån är totalt flexibel, från livesända event till streamade föreläsningar. Vi har eftersträvat att kunna erbjuda en stor flexibilitet så att man som kund får rätt teknisk lösning till sitt möte, och vi är stolta över att kunna gå ut med hybridmöjligheter på alla 85 svenska hotell.
Bibi Rydbacken, marknads och kommunikationschef på Svenska Möten: Med hybridmöte menar vi möten och konferenser där en del av deltagarna är på fysiskt i en lokal och andra deltar digitalt genom tekniska lösningar.
Sofie Granath, projekledare på Altitude Meetings: Ett möte som har en fysisk och digital publik parallellt.
Anant Vithlani, Vice President Sales på Nordic Choice Hotels: Optimalt hybrid möte ur ett hotellperspektiv är när man kombinerar fysiskt möte på ditt hotell med digital uppkoppling mot en annan grupp som träffas fysiskt på ett annat hotell. Ur hotellperspektiv så är man fysiskt på hotellet för att träffa andra digitalt på ett annat ställe.
Hur ser den tekniska bemanningen ut på ett hybridmöte?
Eva Lundström, Marknadschef på Scandic Sverige: Vi har professionella mötesrådgivare på samtliga hotell som precis genomgått en internutbildning för att kunna supportera våra gäster när det kommer till digitala möten. Vi har också kompetens inom generell teknik på hotellen för att säkerställa den tekniska infrastrukturen.
Bibi Rydbacken, Marknads och kommunikationschef på Svenska Möten: Beroende på mötets storlek och komplexitet, krävs en eller flera personer med teknisk kompetens för att facilitera ett bra hybridmöte.
Sofie Granath, Projekledare på Altitude Meetings: 1 koordinator för det digitala mötet och en koordinator för den fysiska publiken. Vi ser hybridmötet som två parallella produktioner.
Anant Vithlani, Vice President Sales på Nordic Choice Hotels: I många fall har man en värd för att hantera de olika digitala möten. Inte mer än vanligt!
Varför satsar ni på detta?
Eva Lundström, Marknadschef på Scandic Sverige: Att mötas digitalt är här för att stanna. Behovet är drivet av både digital utveckling och en faktisk efterfrågan där tekniken har funnits sedan länge. I tillägg har pandemin skyndat på beteendet och därmed efterfrågan bland våra kunder. Vi kommer att se fler rent digitala möten, men – som vi också tror starkt på – olika former av hybridmöten där vissa deltagare är med på plats och andra digitalt och vi ville snabbt komma ut på marknaden med ett heltäckande erbjudande.
Bibi Rydbacken, Marknads och kommunikationschef på Svenska Möten: I dagens smittoläge efterfrågar kunderna detta alternativ och med de nya beteenden vi lärt oss under pandemin, kommer hybridmöten att efterfrågas även när pandemin är över.
Sofie Granath, Projekledare på Altitude Meetings: Denna typ av upplägg kommer att efterfrågas i framtiden, då man inte kommer resa världen över, men ändå vilja nå ut fysiskt som digitalt.
Anant Vithlani, Vice President Sales på Nordic Choice Hotels: Det är den nya framtiden – kunderna har accepterat digital sammankoppling och att det är OK att inte alltid träffas.
Hur mycket har ni investerat i hybridmöten?
Eva Lundström, Marknadschef på Scandic Sverige: Vi har investerat i ny teknisk utrustning till ungefär hälften av våra svenska hotell.
Bibi Rydbacken, Marknads och kommunikationschef på Svenska Möten: Vi har inga siffror på hur mycket våra medlemsanläggningar har investerat. Svenska Möten som organisation har inte investerat någonting. Hur mycket våra medlemmar investerat har vi ingen översikt över.
Sofie Granath, Projekledare på Altitude Meetings: –
Anant Vithlani, Vice President Sales på Nordic Choice Hotels: Cirka 5 miljoner
Vad är er prognos, hur stor del av er konferensverksamhet kommer att vara hybridmöten?
Eva Lundström, Marknadschef på Scandic Sverige: 0-25 % av vår konferensverksamhet.
Bibi Rydbacken, Marknads och kommunikationschef på Svenska Möten: 0-25 % av vår konferensverksamhet.
Sofie Granath, Projekledare på Altitude Meetings: 0-25 % av vår konferensverksamhet.
Anant Vithlani, Vice President Sales på Nordic Choice Hotels: 0-25 % av vår konferensverksamhet.
Vilka utmaningar finns med hybridmöten?
Eva Lundström, Marknadschef på Scandic Sverige:
–
Bibi Rydbacken, Marknads och kommunikationschef på Svenska Möten: För att ett hybridmöte ska bli bra är nyckelorden inkluderande och likabehandling, det vill säga att få uppkopplade deltagare att känna sig lika delaktiga, engagerade och att de deltar på lika villkor som de som finns på plats i lokalen. Detta ställer inte bara krav på den tekniska utrustningen utan också på hur arrangören inkluderar alla deltagare på samma villkor i de interaktiva delarna av mötet ex. måltidssamtal, nätverkande, frågestunder, diskussioner och delaktighet i beslut.
Sofie Granath, Projekledare på Altitude Meetings: Få det att bli lika givande för både en digital och fysisk publik.
Anant Vithlani, Vice President Sales på Nordic Choice Hotels: Största utmaningen är kunder som önskar (envisas med att) köra med egen utrustning som kan ha brandväggar etc…som i sin tur skapar tekniska problem som är svåra för vår personal att lösa.
