”Att boka en konferens kan både vara en enkel och en komplicerad process”
Med siktet på att bli en strategisk mötespartner och hjälpa kunderna till att deras möten bidrar till verksamhetens framgång har Svenska Möten ett antal olika utvecklingsprojekt i gång. Ett handlar att skapa ännu bättre verktyg och förutsättningar för både konferensbokare och mötesanläggningar att hitta varandra. I detta arbete har Svenska Möten krokat arm med Travel Tech-bolaget Book Visit.
Fredrik Norbeck, affärsområdeschef BookVIsit 
Michael Schuller, vd Svenska möten
”Att boka en konferens kan både vara en enkel och en komplicerad process”
– Redan innan pandemin såg vi en ökning i antalet konferensbokningar online som tyvärr stannade av under ett par år men nu ser vi en ännu större efterfrågan. Pandemin har skyndat på utvecklingen, och intresset har ökat markant, speciellt från erfarna konferensköpare. De är vana vid att handla allt på nätet och vill även kunna göra det när det kommer till konferenser, säger Fredrik Norbeck, affärsområdeschef BookVIsit.
Svenska Möten ägs gemensamt av över 130 mötesanläggningar runt om i Sverige. Verksamheten leds sedan snart två av VD Michael Schuller, känd i reseindustrin från sin tid som VD på affärsresebyråerna Egencia och American Express. BookVisit (del av Visit Group) är en commerce-platform som hjälper hotell och konferensanläggningar med försäljning, paketering och distribution. Den nya bokningsplattformen kommer att finnas på Svenska Mötens hemsida och bli en del i Svenska Mötens omni channel-strategi. En strategi som innebär att kunden ska ha flera alternativa och sömlösa kontaktvägar när det handlar om allt från att boka och planera konferenser till deltagarhantering, ekonomi och hålllbarhetsrapportering.
– Att boka en konferens kan både vara en enkel och en komplicerad process. Ett dagmöte för en mindre grupp vill kunden kanske enkelt boka själv online medan ett större event som omfattar transport, måltider och logi vill man ha personlig service kring, vilket man fortsatt självklart kommer att få. Man vill kunna prata med någon, säger Michael Schüller.
Plattformen är ett gemensamt utvecklingsprojekt mellan Svenska Möten och BookVisit. Målet är att möten och konferenser ska ledas in i OTA-världen och ska kunna bokas direkt av kunden online.
Svenska möten hade förra året 20 000 bokningsförfrågningar och omsatte över en halv miljard. 83 procent av bokningarna ledde till ett faktiskt möte. Vad det gäller framåt räknar Michael Schüller med att 4–5 000 möten ska bokas online det första året. Och det stannar inte nu, utan bokningsplattformen kommer utvecklas med fler tjänster för att tillgodose kundernas efterfrågan på service online.
– Vi vill skapa en end-to-end process även online, berättar Michael.
Fredrik tror inte att integrering av det nya systemet blir svårt för konferensanläggningarna.
Mång av anläggningarna arbetar redan idag i BookVisit vilket gör det enkelt att distribuera sitt utbud till Svenska Mötens bokningsplatform. En av de stora fördelarna är att vi också har integrationer till de underliggande driftsystemen vilket ytterligare bidrar till den operationella effektiviteten för anläggningarna.
– I startläget är hundra anläggningar med i systemet, men målet är 1 000 anläggningar, avslutar Michael Schüller.
För att som mötesanläggning bli bokningsbar krävs att man upprättar ett avtal med Svenska Möten om att bli säljbar.
