De senaste årens terrordåd i Paris, Bryssel, Manchester, Barcelona och Stockholm har ökat efterfrågan på tjänster som notifierar affärsresenärer om större incidenter som hotar deras säkerhet. Det handlar också om väderkatastrofer som orkanen Irma i Florida eller strejker i lokaltrafiken.
– Den ökade globaliseringen har gjort att företag reser till platser med en annan riskprofil än tidigare. Samtidig ser vi betydlig fler incidenter idag än för fyra till fem år sedan, säger Anders Bohlin, Sverigechef på Amex Global Business Travels.
Amex Global Business Travels tillhör de affärsresebyråer som tagit fram egna tekniska lösningar för att kunna varna resenärer i realtid via deras app eller sms. Deras tjänst Proactive Traveller Care gör att resenärer ska kunna bokas om för att de ska slippa hamna i exempelvis en väderkatastrof. Men det handlar också om information inför resor.
– Säkerhet har kommit högre upp på agendan för travel managers, säger Anders Bohlin.
Det finns också fristående företag som Global Warning System i Lund som byggt upp avancerade mobila varningssystem för affärsresenärer. Under SARS-epidemin i Kina år 2002 befann sig Lars Lidgren, som är professor från Lund, i Kina. Där hörde han rykten om en ny lungsjukdom, men människor på plats avfärdade det som dumma rykten. När han senare kom hem till Sverige fick han veta att befunnit sig mitt i SARS-epidemin epicentrum och även besökt sjukhus där det fanns många smittade. Professorn som är en praktisk man skriver en patentansökan på en tjänst som ska varna resenärer för dylika incidenter.
Men patentet blir liggande ända till 2009 då han börjar diskutera med Andreas Rodman om vad man skulle kunna göra med patentet. Det blir starten på bolaget GWS, Global Warning System.
Bolaget har sedan utvecklat en mobilbaserad, personlig säkerhetstjänst, Safeture, för att skydda resenärer genom att i realtid spåra och ge information om katastrofer och andra hot som kan påverka människor på resa. Systemet består av olika tjänster som levereras genom resenärens mobiltelefon. Två svenska affärsresebyråer Resia och Lingmerth är idag kunder.
– Vi hämtar vår information från i huvudsak öppna källor, men vi har analytiker som alltid bedömer informationen. Vi skickade exempelvis aldrig ut informationen om att det förekom skottlossning på Fridhemsplan vid terrordådet på Drottninggatan i Stockholm i april i år eftersom våra analytiker inte kunde få informationen bekräftad, säger Andreas Rodman, vd på Global Warning System, GWS, i Lund.
Med GWS system går det att spåra resenärer med hjälp av bokningsdata för att exempelvis skicka ut säkerhetsinformation inför en resa, men också via GPS när de är ute på fältet. Sedan skickas säkerhetsvarningar i realtid.
– Bokningsdata räcker inte eftersom det händer att affärsresenärer bokar biljetter utanför affärsresebyråernas system. Det kan ju exempelvis boka resor på lokala kommunikationer och därför vara på en annan ort än vad bokningen hos affärsresebyrån säger, säger Andreas Rodman.
Rodman är kritisk till lösningar där systemen främst kontaktar säkerhetsansvariga och inte resenären direkt.
– När något händer klockan tre en lördag finns det risk att resenären inte blir kontaktad förrän flera dagar efter. Det är också viktigt att kontakten inte bara sker via internet eftersom nätverken kan stängas ner vid exempelvis en statskupp. Därför sker våra kontakter både via appen och sms.
De senaste årens terrordåd tillsammans med många extrema vädersituationer har ökat medvetenheten hos företag om riskerna för deras affärsresenärer. Stora företag har ofta en säkerhetsansvarig som kan hantera frågor om risker vid resor, men på senare år har även medvetenheten ökat hos mindre företag.
För tre år sedan bekymrade sig mindre än hälften av alla företag med 500 anställda eller färre om affärsresenärernas säkerhet. 2017 är andelen uppe i 70 procent, enligt rapporten VDR Business Travel Report 2017. Siffrorna ser bättre ut för större företag.
Spåra sina affärsresenärer gjorde bara sju procent av de mindre företagen (10-250 anställda) medan 38 procent av de tyska företagen med 1500 eller fler anställda använde olika verktyg för att spåra anställda på resor.
– Företag känner ett allt större ansvar för sina anställda när de är på resa, säger Michael Schüller, vd på affärsresebyrån Egencia som använder begreppet ”duty of care”.
Egencia har också utvecklat ett eget system för notifieringar av resenärer om incidenter och de skickar ut mellan 40-50 varningar per dag. Varningsmejl går ut till resenärer som kan vara påverkade av en incident och säkerhetsansvariga på ett företag har tillgång till verktyg för att spåra enskilda resenärer.
Egencia hamnade i blåsväder i somras när en notifiering om en skjutning i Malmö misstolkades av kvällspressen som att affärsresebyrån varnade resenärer för att åka dit. Deras kund Malmö stad var inte förtjust.
– Vi vidarebefordrade bara polisens uppgifter. Vi avrådde aldrig för att resa till Malmö, säger Michael Schüller.
Händelsen sätter fingret på ett problem om när man ska varna för en händelse. Ska man varna affärsresenärer för Stockholm när det skett en skjutning i en förort?
– Det finns inte en säkerhetslösning för alla. De måste anpassas för olika grupper, säger Michael Schüller.
Bokningar vid sidan om avtalet med affärsresebyrån innebär också ett problem vid säkerhetsincidenter eftersom notifieringssystemen hos de stora affärsresebyråerna bygger på bokningsdata.
– Det är allt viktigare för företagen att verkligen styra bokningarna till affärsresebyrån. Bokar man exempelvis hotellet utanför våra system blir det svårare för oss att hjälpa affärsresenären om det händer saker, säger Anders Bohlin, på Amex Global Business Travels.
Oavsett om affärsresebyrån utvecklar egna säkerhetssystem eller utnyttjar tredjepartslösningar är säkerhetslösningar en möjlighet till nya intäkter i en tid när bokningsavgifterna pressas ner.
– Företag lägger stora summor på att säkra sina byggnader. Det är hög tid att de också skyddar de anställda när de är på resa, säger Andreas Rodman på GWS.
Checklista för reserisk-program
• Utveckla en resesäkerhetspolicy med ansvariga och experter som integreras i resepolicyn och kommuniceras till alla berörda.
• Erbjud utbildning för resenärer, arrangörer och chefer om generella risker vid resor och hur man minskar riskerna.
• Tillhandahåll information före och under resor där risker utvärderas utifrån destinationer.
• Använd tracking-system som gör det möjligt att kommunicera med resenärer i risksituationer.
• Tillhandahåll 24/7 assistanstjänster för resenärer.
• Implementera en incidentplan för att kunna hantera kriser som exempel kidnappningar.
• Tillhandahåll reseförsäkringar som täcker vanliga, men mindre allvarliga problem vid resor som förlorat bagage, samt medicinsk hjälp.
• Utveckla en krishanteringsplan med alla inblandade parter som uppdateras regelbundet.
Källa: GBTA Corporate Social Responsibilty Toolkit.
Exempel på varningsmeddelande
Säkerhetsvarning som skickades ut till Egencias kunder som reste till/från London mellan 15-17 september:
Dear Client,
A blast on a London underground train left some passengers with facial burns, London’s Metro newspaper reported on its website. Police said they were aware of an incident at Parsons Green station in West London and that officers are in attendance. Transport for London said on Twitter that there was no service between Earls Court and Wimbledon on the District Line which runs through Parsons Green.
Delays can be expected for overall London Transport services. Clients traveling to/from London are advised to check the status of their services prior to departure.
For further updates, please check the ”Travel News” section of your Egencia website.
Kind regards
Your Egencia Team
Text: Urban Lindstedt
