Vilka är då dessa fördelar? I denna artikel presenterar PMS-leverantören VisBook fem fördelar som en riktigt bra allt-i-ett-lösning kan erbjuda hotellverksamheter.
#1 Effektivare internkommunikation – alla avdelningar har tillgång till samma kunddata
Genom att synkronisera kundinformationen över alla avdelningar minskar behovet av att upprepa uppgifter, vilket effektiviserar administrativa processer och minskar risken för felaktigheter.
Dessutom förbättras internkommunikationen avsevärt genom att använda ett allt-i-ett-system, eftersom det möjliggör snabb åtkomst till samma kunddata för hotellpersonalen oavsett avdelning. Till exempel kan Housekeeping-teamet snabbt rapportera färdigstädade rum till receptionen.
För beslutsfattare innebär en allt-i-ett-lösning en betydligt bättre och mer enhetlig översikt. I stället för att hämta rapporter från olika system finns all statistik från verksamheten samlad på ett och samma ställe. Det ger en mer heltäckande bild och underlättar strategiska beslut.
”Utan VisBook hade många av våra arbetsmoment och funktioner varit mycket mera tungjobbade och tidskrävande” – säger Bettina Salesjö, VD på Strandflickorna.
#2 Skapa en upplevelse utöver det vanliga – förutse dina gästers behov
Ett allt-i-ett-system förbättrar inte bara hotellens drift, utan även gästernas upplevelse. Genom att enkelt få överblick över hela gästens bokning, inklusive övernattningar, restaurang- och aktivitetsbokningar i samma plattform, kan personalen förutse gästens behov och erbjuda en mer personlig service.
Vid incheckningen kan receptionisten direkt identifiera gästens bokade paket eller tillägg, som exempelvis det romantiska weekend-paketet med spabesök. Detta ger en förståelse för gästens syfte med vistelsen som möjliggör en mer engagerad interaktion och personliga rekommendationer. Till exempel kan receptionisten föreslå en vacker plats i närheten för en romantisk picknick, eller tipsa om spaets nya parmassage.
Detta skapar minnesvärda upplevelser och ökar gästernas lojalitet, vilket kan leda till återkommande besök och högre nöjdhet.
#3 Öka din vinstmarginal – lägre systemkostnader och mindre tid på admin
Genom att konsolidera alla delar av verksamheten i ett enda system minskar hotellet behovet av att investera i flera separata system. I stället för att använda olika system för exempelvis bokning, spa, bokföring och kundkommunikation kan hotellet hantera alla dessa aspekter i ett och samma system. Detta resulterar i betydligt lägre systemkostnader och eliminerar även kostnader för integration och underhåll av flera olika program.
Dessutom frigörs personalens tid från repetitiva administrativa uppgifter. Denna ökade effektivitet möjliggör att personalen kan lägga mer tid och resurser på att förbättra gästupplevelsen, vilket i sin tur kan öka lönsamheten och kundnöjdheten på lång sikt.
”Debiteringsprocessen har blivit smidigare och mer effektiv, vilket har bidragit till att förbättra den övergripande lönsamheten” – berättar Jeanette Hansen, receptionschef på Hindsgavl Slot, om att implementera VisBooks allt-i-ett-lösning i deras verksamhet.
#4 Det blir enkelt att erbjuda paket – heltäckande bokningar i ett svep
Den sömlösa integrationen möjliggör enkel sammansättning av kompletta paket (till exempel logi, middag, spabehandling, aktivitet, etc.), då allt-i-ett-systemet kan avläsa kapaciteten hos varje avdelning. Detta innebär också att olika paket kan säljas online och via företagets webbplats, med automatisk uppdatering av kapaciteten hos varje avdelning.
När alla aspekter samordnas i en enda bokning, skapas en smidig upplevelse för både gäster och personal. Varje avdelning på hotellet får automatiskt de nödvändiga uppgifterna för att leverera en fantastisk gästupplevelse.
”VisBook är väldigt översiktligt och man kan enkelt se sin kapacitet. Jag kan enkelt ta ut och skapa rapporteter som sparar mig mycket tid” – säger Anne Vallmark, bokningschef på Hotell Mossbylund.
#5 Öka antalet direktbokningar – fler återkommande gäster med personliga erbjudanden
När CRM-funktionen är inbyggd i hotellsystemet blir det enkelt att skapa och skicka erbjudanden till hotellets gäster direkt från systemet. Eftersom all kundinformation och bokningshistorik finns i systemet kan du enkelt segmentera kundlistan och ta fram riktade kampanjer. Dessa erbjudanden kan inkludera allt från nyheter och rabatter till uppgraderingar och exklusiva förmåner, vilket lockar tidigare gäster att boka en ny vistelse direkt via hotellets egna kanaler.
Vidare kan hotellverksamheter utnyttja den inbyggda CRM-funktionen för att samla in feedback, vilket i sin tur kan användas för att förbättra gästupplevelsen för både nya och återkommande besökare.
Om VisBook:
VisBook är ett Property Management System (PMS) som erbjuder en unik allt-i-ett-lösning för hotell och andra verksamheter inom besöksnäringen. Företaget är grundat i Norge 1995 och växer snabbt i hela Skandinavien. De senaste åren har hundratals hotell i Sverige valt att driva sin verksamhet med VisBook. För mer information, besök: www.visbook.com.
